Optimalisasi Pengarsipan dan Pembuatan Database Warga Desa Peleman oleh Mahasiswa KKN Undip

Dalam upaya meningkatkan efisiensi administrasi dan pelayanan publik di Desa Peleman Mahasiswa KKN Tim II Universitas Diponegoro 2024 telah berhasil membuat terobosan dengan mengimplementasikan sistem database dan optimalisasi pengarsipan data warga. Inisiatif ini diambil sebagai respons terhadap kebutuhan akan manajemen data yang lebih terstruktur dan modern, menggantikan metode pengarsipan manual yang selama ini digunakan.

Sebelumnya, Desa Peleman menghadapi berbagai tantangan dalam hal manajemen data warga. Pengarsipan manual dengan menggunakan kertas sering kali menyebabkan masalah, seperti kehilangan data, kesalahan pencatatan, dan kesulitan dalam mencari informasi spesifik. Hal ini tidak hanya memperlambat proses administrasi tetapi juga menghambat pelayanan publik yang efektif.

Proyek dimulai dengan mengumpulkan dan memverifikasi data-data penting warga yang tersimpan dalam arsip kertas. Mahasiswa KKN bekerja sama dengan perangkat desa untuk melakukan digitalisasi data, memindahkan informasi ke dalam sistem database yang terkomputerisasi. Proses ini melibatkan pemindaian dokumen, input data manual, dan validasi untuk memastikan akurasi dan kelengkapan informasi.

Selain pembuatan database, mahasiswa KKN juga melakukan optimalisasi sistem pengarsipan dengan memperkenalkan metode pencarian data yang lebih cepat dan terstruktur. Mereka melatih perangkat desa dalam menggunakan sistem baru ini, termasuk cara memasukkan data baru, memperbarui informasi, serta melakukan pencarian dan pengelolaan arsip secara efektif.

Program pelatihan ini bertujuan agar setelah KKN berakhir, perangkat desa mampu mempertahankan dan mengembangkan sistem ini secara mandiri. Mahasiswa KKN juga memberikan panduan tertulis berupa booklet sebagai referensi bagi perangkat desa.

Dengan adanya sistem ini di Desa Peleman diharapkan menjadi  inisiatif ini tidak hanya membantu meningkatkan kualitas layanan desa tetapi juga membuka jalan bagi modernisasi administrasi desa-desa lainnya di Indonesia.

Dosen Pembimbing : Renata Jati Nirmala

Editor : Dwy Sukmawati